Skip to content
Cobee Support
Cobee Support

Projectstatus beheren

Elk project in Cobee heeft een status. De status bepaalt of bewoners toegang hebben, of je communicatie kunt versturen en of het project meetelt voor je licentie. In dit artikel lees je welke statussen er zijn, wat ze betekenen en hoe je een project van de ene status naar de andere zet.

🔖 De vier projectstatussen

Status

Betekenis

Concept

Het project is nog in voorbereiding. Bewoners hebben nog geen toegang en je kunt nog geen communicatie versturen. Een nieuw project start altijd als Concept. Een conceptproject telt niet mee voor je licentie.

Open

Het project is actief. Bewoners en app-gebruikers hebben toegang en je kunt communicatie versturen. Een open project telt mee voor je licentie.

Afgerond

De werkzaamheden zijn klaar. Bewoners houden tot de verwijderdatum toegang tot hun dossier, daarna wordt de projectdata definitief verwijderd. Een afgerond project telt niet meer mee voor je licentie.

Gearchiveerd

Het project is afgesloten, maar de data blijft zonder einddatum bewaard. Bewoners hebben geen toegang meer. Voor archivering gelden extra opslagkosten zolang het project gearchiveerd blijft.

Let op: Je kunt alleen communicatie versturen wanneer het project de status Open heeft. Bij andere statussen zijn berichten, correspondentie en andere communicatie niet beschikbaar.

🚦 Project activeren

Een nieuw project staat op Concept. Zolang het op Concept staat, kun je het rustig inrichten zonder dat bewoners iets zien of dat het meetelt voor je licentie. Zet het project op Open zodra je live wilt.

  1. Ga naar Instellingen > Algemeen in je project.
  2. Klik op Huidige status.
  3. Selecteer Open.
  4. Lees de bevestiging en klik op Activeren.

Na het activeren krijgen bewoners en app-gebruikers direct toegang, kun je communicatie versturen en telt het project mee voor je licentie.

Let op: Heb je het maximum aantal projecten van je licentie bereikt? Dan zie je een waarschuwing. Een extra actief project kan extra kosten met zich meebrengen.

🔄 Status wijzigen

Je wijzigt de status altijd via dezelfde plek:

  1. Ga naar Instellingen > Algemeen in je project.
  2. Klik op Huidige status.
  3. Kies de nieuwe status uit de lijst. Je ziet alleen de statussen waar je vanaf de huidige status naartoe mag.
  4. Lees de bevestiging met de gevolgen en bevestig je keuze.

Cobee laat per overgang precies zien wat er gebeurt. De knop heet:

  • Activeren: van Concept naar Open
  • Afronden: naar Afgerond, met een verwijderdatum
  • Archiveren: naar Gearchiveerd, data blijft bewaard
  • Heropenen: een afgerond of gearchiveerd project terug naar Open

Tip: Je kunt een project niet terugzetten naar Concept. Gebruik Heropenen om een afgerond of gearchiveerd project weer op Open te zetten.

📅 Verwijderdatum bij afronden

Als je een project afrondt, stel je een verwijderdatum in. Dat is de datum waarop alle projectdata definitief en onomkeerbaar wordt verwijderd. Zo voldoe je aan de privacywetgeving.

  • De verwijderdatum ligt maximaal 90 dagen na het afronden.
  • Tot die datum houden bewoners toegang tot hun dossier.
  • Na de verwijderdatum is de data definitief weg en niet meer te herstellen.

Let op: Exporteer je projectdata, dossiers en adressen voordat de verwijderdatum verstrijkt. Zie Project afronden voor de stappen.

📦 Afronden of archiveren: wat kies je?

Beide statussen sluiten een project af, maar er is een belangrijk verschil:

  • Afgerond: data wordt op de verwijderdatum opgeruimd. Gebruik dit wanneer je het project echt wilt afsluiten en de gegevens niet hoeft te bewaren.
  • Gearchiveerd: data blijft zonder einddatum bewaard. Gebruik dit wanneer je de gegevens langer wilt bewaren. Let op de extra opslagkosten.

Heropen je een gearchiveerd project? Dan stoppen de opslagkosten en telt het project weer mee voor je licentie.

📱 Wat gebeurt er in de bewoners-app?

Zet je een project op een status waarbij bewoners geen toegang meer hebben (Concept, Afgerond of Gearchiveerd), of verberg je het project? Dan haalt de app de bewoner automatisch uit het project. De bewoner ziet het project daarna niet meer.

Heeft de bewoner op dat moment geen internet? Dan gebeurt dit alsnog zodra de verbinding terugkomt. Je hoeft hier zelf niets voor te doen.

🔍 Projecten filteren op status

In het projectoverzicht zie je standaard de projecten met status Concept en Open. Afgeronde en gearchiveerde projecten staan er niet automatisch tussen.

  1. Open het projectoverzicht door op je organisatienaam te klikken.
  2. Gebruik het statusfilter boven de lijst.
  3. Vink de statussen aan die je wilt zien, bijvoorbeeld Afgerond of Gearchiveerd.

Je filterkeuze wordt onthouden, zodat je de volgende keer dezelfde projecten ziet.

❓ Veelgestelde vragen

Waarom kan ik geen berichten versturen? Communicatie werkt alleen als het project op Open staat. Staat je project op Concept, Afgerond of Gearchiveerd? Zet het dan eerst op Open via Heropenen of Activeren.

Telt een conceptproject mee voor mijn licentie? Nee. Alleen projecten met status Open tellen mee. Zo kun je een project rustig inrichten voordat het meetelt.

Kan ik een afgerond project nog wijzigen? Ja, zolang de verwijderdatum nog niet is bereikt. Gebruik Heropenen om het project terug op Open te zetten. De verwijderdatum vervalt dan.

Kan ik een project terugzetten naar Concept? Nee. Concept is alleen de startstatus van een nieuw project. Een geactiveerd project zet je met Heropenen terug op Open.

🔗 Gerelateerde artikelen

Powered by Plain